¿Cómo coordinar una empresa virtual?

Trabajar y coordinar por Internet puede sonar a algo complicado pero no es muy diferente a hacerlo dentro de una oficina. Para coordinar un equipo hace falta un poco de liderato. No puedes esperar que la gente que trabaja para ti trabaje bien si no eres un buen líder y trabajador tú mismo.

Cómo te sientes sobre ti mismo será muy importante a la hora de dirigir y coordinar a otras personas. Si tú no crees en ti mismo y en lo que estás construyendo, nadie más creerá en ti y no tendrás buenos resultados.

Cuando un trabajador hace algo bien debes decírselo. Aunque hay que tener cuidado y no decir siempre, “Que buen trabajo haces.” A veces eso lo toman por, “Estás trabajando demasiado bien, baja el ritmo” porque piensan que están haciendo más de lo que se esperan de ellos. Lo mejor es decirlo una vez de vez en cuando para que continúen con el buen hábito. Llevar a las personas es realmente un arte que es más fácil para algunas personas que otras, pero se puede aprender a hacerlo bien.

Nunca debes sobre gestionar. Diles a los trabajadores lo que quieres lograr y por qué. Deja que ellos tengan la oportunidad de mostrar su creatividad para encontrar la mejor forma de hacer una cosa. Si deben seguir un sistema dales la oportunidad para mejorar el sistema. Las personas no son robots y no se les debe tratar como si fueran. Tendrán más motivación si pueden sentirse importante y útil para la empresa.

Tareas

Existen complejos programas y servicios en Internet para coordinar trabajo pero para un equipo de 3 o 20 personas recomiendo usar algo tan sencillo como “Google Spreadsheets”. Con una hoja de cálculo de Google puede asignar y compartir tareas con mucha facilidad. Es buena idea crear una hoja para cada departamento. Como lo organizas depende de cómo es de complejo tu empresa.

Cuando abres una hoja nueva puedes crear varias hojas dentro de esa misma hoja. Puedes allí mismo crear una hoja para cada departamento sino tienes muchos proyectos diferentes. Por ejemplo:

Si tienes solo una Web que es un gran proyecto y se llama “Expertovisual.com” creas un documento de Google que se llama igual. En la parte abajo de tu hoja de Google, Expertovisual.com, tienes unas casillas para nombrar la casilla que estás mirando y para crear más hojas dentro del mismo documento. Puedes nombrar el primero “Programación”, el segundo “Contenidos”, etc. y allí asignas tareas a cada departamento, cada uno en una hoja separada dentro del mismo documento.

Puedes especificar para quien es la tarea, una descripción, y orden o prioridad.   El trabajador puede hacer comentarios o preguntas a lado de la tarea y allí tú puedes contestar también. Cuando la tarea está hecha el programador lo puede cambiar de color o cambiar el fondo de color para mostrar que está terminado para revisar si hace falta revisarlo. Es una buena idea guardar un historial de las tareas hechas. Así puedes siempre volver a revisarlas si tienes dudas o quieres medir el rendimiento del trabajador.

Eso es lo que se puede hacer para las tareas. Es bastante sencillo y eficaz. En ningún caso debes intentar coordinar tareas por e-mail. Puedes discutirlos por email pero no asignarlo, es una receta desastrosa ya que muchas cosas se pierden y se olvidan.

Proyectos

Cuando vayas a preparar un proyecto es realmente un grupo de tareas. Debes planearlo y repartirlo en tareas pequeñas y pedir que tus trabajadores asignen el tiempo que creen que van a necesitar cumplir cada tarea. Los proyectos siempre acaban costando más tiempo y más dinero de lo que pensamos, por eso es muy importante calcular y aprender a medir el coste de cada proyecto potencial antes de lanzarlo.

Para tenerlo más claro, hay 4 fases:

  1. Iniciación

En la fase de iniciación es cuando defines los objetivos, ¿Qué es lo quieres conseguir con el proyecto? ¿Cuál es el resultado? Cuánto más claro mejor para las personas que tienen que llevar a cabo el proyecto.

  1. Planificación

Aquí defines todas las tareas y pasos necesarios. Haces una estimación del las personas, tiempo y coste necesario. Mete todos los detalles posibles del trabajo que hace falta hacer. Debes tener un horario fijado para ir completando componentes del proyecto. Es una buena idea hacer un dibujo gráfico para representar el proyecto y los grandes pasos necesarios para completarlo.

  1. Ejecución

Mientras se desarrolla el proyecto debes hacer seguimiento para ver si todo va progresando de forma adecuada para completarse a tiempo y a coste. Antes de comenzar el proyecto marca futuras fechas para reunirse y revisar los progresos.

  1. Cierre

En el cierre haces un informe para describir que tal fue el proyecto, lo que no ha funcionado tan bien y como mejorar el proceso para el siguiente proyecto.

Como alguien que gestiona proyectos debes sentirte cómodo tomando decisiones sin toda la información relevante.

No se puede ser un perfeccionista sino uno no quiere volverse loco. Hay que intentar siempre seguir las pautas originales: no sobre-extender trabajo, no sobrepasar el límite de tiempo y no gastar más de lo previsto.

Aparte de dejar comentarios en la hoja de Google sobre las tareas, para comunicar, lo más común es quedar en Messenger o Skype si hace falta discutir algo. No es tan cómodo como tener la persona a lado pero no es un problema para lleva adelante los proyectos.

Delegación de responsabilidades

No tengas demasiadas prisa delegar responsabilidad a tus trabajadores. No me refiero a delegarles tareas sino que alguno de ellos se dedique a delegar y repartir tareas a otros trabajadores. Te podrás ahorrar mucho dolor de cabeza si esperas un buen plazo de tiempo para medir bien las competencias de los trabajadores. A veces empiezan con un rendimiento muy alto pero según pasa el tiempo, el entusiasmo y la novedad puedes descubrir su verdadera condición de trabajador.


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